Klauzula informacyjna

Informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych w „EPM” sp. z o.o.

Administrator

Informujemy, że Administratorem Twoich danych osobowych jest „EPM” Sp. z o.o. z siedzibą w Legionowie przy ulicy Mieszka I-go 25, adres do korespondencji j.w.

W jakim celu i jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe:

EPM gwarantuje, że będzie przetwarzać Twoje dane osobowe wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarza ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Cel przetwarzania danych to powód, dla którego przetwarzamy Twoje dane osobowe. Poniżej przedstawiamy cele przetwarzania Twoich danych osobowych i jego właściwą podstawą prawną.

Dane osobowe będą przetwarzane przez „EPM” Sp. z o.o. w szczególności:

  1. Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. B RODO – cel:

Zawarcie, należyte wykonanie, rozwiązanie umów lub inne czynności niezbędne do realizacji zawartej z Tobą umowy

  • wszelkie czynności w celu przygotowania do zawarcia umowy, realizacji umowy, rozpatrywania reklamacji, rozwiązania umowy, wykonania innych czynności prawnych związanych z umową

 

  1. Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. C RODO – cel:

Wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa

  • w tym przypadku EPM przetwarza dane osobowe po to, aby spełnić obowiązki nałożone z mocy przepisów prawa np. wynikające z przepisów podatkowych, rachunkowych, ustawy o ochronie osób i mienia;

 

  1. Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. F RODO – cel:

Realizacja działań na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora

  • cele realizowane w ramach tzw. uzasadnionego interesu są powiązane z realizacja umowy zawartej z Tobą – prowadzenie analiz, jakości technicznej świadczonych usług i sprzętu; dochodzenie oraz zabezpieczenie roszczeń; zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego, marketingu produktów lub usług własnych EPM poprzez przekazywanie lub przesyłanie informacji handlowych za pomocą tradycyjnej poczty lub poczty elektronicznej, przekazywanie informacji o proponowanych zmianach umowy, o zmianie nazwy firmy, adresu lub siedziby, potwierdzenia przyjęcia reklamacji i udzielania na nią odpowiedzi na wskazany adres poczty elektronicznej (email)

 

  1. Na podstawie odrębnej zgody art. 6 ust. 1 lit. A RODO – cel:

Realizacja działań na podstawie udzielonych zgód

  • cele realizowane prowadzonych na podstawie udzielonych zgód obejmuje np. marketing bezpośredni produktów lub usług własnych jak również podmiotów współpracujących z EPM, przy czym Twoje dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom trzecim, a informacja będzie przekazywana przez EPM

 

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane:

  1. Dane osobowe przetwarzane w celu zawarcia, wykonania, rozwiązania umowy oraz wypełnienia obowiązku prawnego administratora będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a po jego upływie przez okres niezbędny do wypełnienia obowiązku prawnego EPM ( np. wynikającego z przepisów podatkowych, rachunkowych, ustawy o ochronie osób i mienia)
  2. Dane osobowe przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu prawnego będą przetwarzane do czasu wypełnienie prawnie uzasadnionych interesów EPM stanowiących podstawę takiego przetwarzania lub do czasu wniesienia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą, o ile nie występują prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania np. w przypadku, gdy toczy się spór lub trwa postepowanie w szczególności sądowe
  3. Dane osobowe przetwarzane na podstawie odrębnej zgody będą przetwarzana do czasu wycofania udzielonych zgód

Skąd pozyskujemy Twoje dane?

EPM przetwarza Twoje dane osobowe pozyskane bezpośredni od Ciebie ( np. podane przed zawarciem umowy) a także pozyskane z innych źródeł zgodnie z prawem min. źródła publiczne rejestry KRS, CEIDG. EPM skrupulatnie weryfikuje czy ma podstawę prawna przetwarzania danych osobowych

Realizacja praw – szczegółowa informacja o przysługujących Ci prawach:

  1. Przysługuje Ci prawo dostępu do Twoich danych osobowych, w tym uzyskania kopii danych
  2. Jeśli uznasz, że Twoje dane osobowe przetwarzane przez EPM są niezgodne z rzeczywistością masz prawo ich sprostowania i uzupełnienia
  3. Masz prawo żądania usunięcia Twoich danych osobowych w przypadkach przewidzianych prawem
  4. Masz prawo żądania ograniczenia przetwarzania twoich danych
  5. Masz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania twoich danych osobowych w przypadku przetwarzania ich w celu realizacji uzasadnionego interesu EPM
  6. Masz prawo do przenoszenia danych, czyli prawo do otrzymania dostarczonych administratorowi danych osobowych oraz przesłania ich innemu administratorowi
  7. W przypadku uznania, że przetwarzanie przez EPM Twoich danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organy nadzorczego. Od 25 maja 2018 roku będzie to Prezes Urzędu Ochrony Danych
  8. Masz prawo do cofnięcia udzielonej zgody w dowolnym momencie ( bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przez jej cofnięciem)

 

Prawa wymienione w pkt 1-6 i pkt 8 powyżej można zrealizować poprzez kontakt z EPM (adres podany na wstępie, dopiskiem: „Ochrona danych osobowych”)

Komu Twoje dane mogą być ujawniane:

Dostęp do Twoich danych osobowych – wewnątrz struktury organizacyjnej EPM – będą mieć wyłącznie upoważnieni przez EPM pracownicy i tylko w niezbędnym zakresie. W pewnych sytuacjach Twoje dane osobowe mogą być ujawniane przez EPM odbiorcom spoza struktury EPM. Należy zwrócić uwagę, że odbiorca danych w rozumieniu Rozporządzenia jest zarówno podmiot, który przetwarza dane w imieniu EPM, jak i podmiot, któremu dane są udostępniane dla jego własnych celów (np. organy administracji publicznej).

Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:

Organy publiczne, instytucje i podmioty trzecie uprawnione do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa np. urząd skarbowy, organy nadzoru nad wykonywaniem działalności w zakresie usług ochrony osób i mienia; podmioty, którym EPM powierzyło przetwarzanie danych osobowych na podstawie zawartych umów: podmioty świadczące usługi doradczo kontrolne, zakłady ubezpieczeń, przedsiębiorcy telekomunikacyjni, firmy windykacyjne, kancelarie prawne, banki, operatorzy pocztowi, przewoźnicy, biura informacji gospodarczej, firmy archiwizujące dokumenty, partnerzy świadczący usługi techniczne ( np. rozwijanie i utrzymywanie systemów informatycznych, i serwisów)

Jakie kategorie Twoich danych przetwarzamy:

  1. Dane osobowe (np. imię i nazwisko, adres zameldowania)
  2. Dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres korespondencyjny)
  3. Dane identyfikacyjne ( np. numer dowodu osobistego, PESEL)
  4. Dane księgowe ( np. faktury, potwierdzenie sald)
  5. Dane kontraktowe ( np. szczegóły zawartych umów)
  6. Dane dostępne publiczne (np. dane CEIDG)